Karta wizytowa popularnie nazywana wizytówką w miarę upływu wieków i zmianami społecznymi, utraciła swój elitarny charakter. Obecnie najczęściej jest stosowana w życiu zawodowym, zwłaszcza podczas kontaktów osobistych.

Przedstawiciele przedsiębiorstw często posługują się wadliwymi wizytówkami. Wynika to z braku znajomości etykiety biznesowej i ograniczonej tradycji w tym zakresie. O czym warto wiedzieć, aby ustrzec się błędów?

Format

Kształt inny niż prostokątny jest niedopuszczalny. Wizytówka nie jest przecież gadżetem reklamowym. Mamy do czynienia z dwoma poprawnymi wielkościami kart.

Standard zwany europejskim, zalecany przez normę ISO – w praktyce projektowej ma wymiary 85×54 mm. Drugim standardem jest wymiar 90×50 mm, praktykowany nie tylko w Polsce.

Dwujęzyczność

Umieszczanie tekstu w języku polskim na jednej stronie wizytówki a na drugiej stronie w innym języku – jest niedopuszczalne. Nie jest to kwestia wygody, tylko elegancji. Nie stać Cię na karty wizytowe oddzielne dla każdej wersji językowej?

Telefon komórkowy

Jeśli pełnisz odpowiedzialną funkcję i nie chcesz, aby męczono Cię telefonami bez pośrednictwa sekretariatu – nie zamieszczaj telefonu komórkowego na karcie wizytowej. Zawsze możesz zapisać wybrańcom swój numer na karcie – koniecznie w ich obecności i koniecznie piórem wiecznym.

Numer NIP

Jeśli pełnisz odpowiedzialną funkcję, unikaj numeru NIP na wizytówce. Nie wypada wymieniać się taką kartą. No chyba, że Twoja funkcja w przedsiębiorstwie nie jest tak prestiżowa a numer NIP, czyni Twe życie wygodniejszym.

Zdjęcie

Umieszczanie Twego zdjęcia na wizytówce jest zdecydowanie niedopuszczalne. 

To nieefektywna autoreklama, każąca podejrzewać właściciela karty o brak smaku. Jeśli kontrahent będzie miał ochotę Cię zapamiętać, uczyni to niezawodnie bez zdjęcia. 

Obrazki

Umieszczanie jakichkolwiek obrazków na karcie wizytowej, nie powinno mieć miejsca. Wyjątkiem są karty, gdzie obrazki wynikają z przyjętej linii identyfikacji wizualnej przedsiębiorstwa.

Materiał

Godne zalecenia są szlachetne kartony – gładkie, o lekkiej fakturze bądź żeberkowe. Unikać należy wszelkich wzorzystych kartonów, udziwnionych faktur, tworzyw sztucznych.

Jakie funkcje spełnia wizytówka?

• 

Funkcja informacyjna

To współcześnie najważniejsza funkcja. Podczas spotkania karta wizytowa jest rodzajem identyfikatora, zawierającego podstawowe informacje o naszym rozmówcy. Po spotkaniu karta nie tylko ułatwia kontakt zgodnie z umieszczonymi na niej danymi ale także przywołuje obraz naszego rozmówcy. Należy pamiętać o zasadach towarzyszących wymianie kart wizytowych, wynikających z charakteru spotkania – zawodowego, bądź towarzyskiego.

Funkcja korespondencyjna

Coraz rzadziej stosowana funkcja, jednak ciągle aktualna. Karta wizytowa może mieć zastosowanie w przesyłaniu np. gratulacji, życzeń bądź podziękowań. Na karcie możemy zamieścić krótką treść, dlatego rewers klasycznej karty jest biały, bądź zbliżony do białego. Z przesyłaniem kart wizytowych związany jest obyczaj skreślania na awersie niektórych informacji.

Funkcja wizytowa

Należy ująć tę funkcję choćby dlatego, że od czasów Ludwika XIV do niedawna, była to funkcja podstawowa. Wskazuje zresztą na to nazwa: karta wizytowa (wizytówka) = wizyta. Karta wizytowa zastępowała często wizytę i była jej odpowiednikiem. Stąd zasady łamania narożników i sposoby ona „wizytówkową” rewizytę… Obecnie funkcja bardzo rzadko występująca zarówno w kontaktach zawodowych, jak i towarzyskich. Nadal zaś obecna i praktykowana w dyplomacji.

Funkcja wizerunkowa

Funkcja towarzysząca nieprzerwanie kartom wizytowym. To element osobistej lub zawodowej identyfikacji, mający wpływ na wizerunek właściciela karty wizytowej. W obrębie organizacji reprezentowanej przez posiadacza karty, nie może być mowy o przypadkowości. Karta wizytowa powinna być spójnym fragmentem przemyślanej strategii wizerunkowej. Karta prywatna również nie powinny być dziełem przypadku, gdyż buduje wizerunek jej posiadacza.

Jaki typ wizytówki wybrać?

Decydując się na kartę wizytową, należy jasno określić jej całościowy charakter. Mamy do wyboru trzy drogi, wynikające z kontekstu stosowania karty wizytowej i jej miejsca w wizerunku właściciela lub organizacji, którą reprezentuje.

• 

Typ prestiżowy

Nadaje się dla osób i organizacji, podkreślających wysoki status społeczny i przywiązanie do tradycji. Podstawą jest tu skromność środków graficznych. Im prostsza wizualnie karta, tym właściwszy efekt. Wynika to z ugruntowanej zwyczajem zasady, że im ważniejszy jest właściciel karty, tym skromniejsza jest nie tylko grafika ale i zasób informacji na karcie. W przypadku przedstawicieli przedsiębiorstw, należy umieścić wyłącznie niezbędne informacje bacząc, aby było ich jak najmniej i były podane w jak najbardziej oszczędnej formie. Bogata kolorystyka, duże liternictwo, kolor kartonu inny niż biały (lub zbliżony do bieli), zadrukowanie rewersu karty – są tu niedopuszczalne.

Typ biznesowy

Myślą przewodnią jest tu także skromność kompozycji, która jednak uwzględnia większy zasób informacji wynikający z potrzeb kontaktów zawodowych. Także forma jest mniej purystyczna zarówno od strony graficznej, jak i kolorystycznej. Zalecana jest wyłącznie linia wizualna wywodząca się ze standardu identyfikacji wizualnej przedsiębiorstwa, które właściciel karty reprezentuje. Dopuszczalne są znaki marek w pełnej wersji kolorystycznej, graficzne akcenty zgodne ze stylem przyjętej identyfikacji i barwne kartony, niekoniecznie zbliżone do bieli.

Typ handlowy

Jest to najbardziej swobodny typ kart wizytowych. Informacje są rozszerzane np. o numer telefonu komórkowego, numer NIP przedsiębiorstwa, listę usług, wykaz przedstawicielstw. Forma graficzna jest bogatsza niż w innych typach kart. Nie ma obowiązku pozostawiania rewersu karty wolnego od druku. Szeroki zakres informacji powoduje, że dla przejrzystości lepiej rozdzielić treść na awers i rewers. Swobodę twórczą powinny tu ograniczać wytyczne identyfikacji wizualnej. Jednak najbardziej liczy się tu konkretny kontekst rynkowy przedsiębiorstwa, które reprezentuje właściciel karty.